「專案是一個暫時性(temporary)的組織與努力付出，在一段事先確認的時間內，運用事先決定的資源，以產出一個獨特的(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。」
「專案管理」
是運用管理的知識、工具、和技術於專案活動上，來達成解決專案的問題或達成專案的需求。」所謂管理包含領導(leading)、組織(organizing)、用人(staffing)、計劃(planning)、控管(controlling)等五項主要工作。
那什麼是專案呢?
「專案是一個暫時性(temporary)的組織與努力付出，在一段事先確認的時間內，
運用事先決定的資源，以產出一個獨特的(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。」
依照上述的定義，專案就是那些非例行性(non-routine)的任務，同時需要有一個暫時性的專案團隊來執行。所謂暫時性的團隊，即團隊中的所有成員都是被暫時指派來擔任專案的某個工作角色。
視實際需要，這些角色可能是全職或半職的。每個成員加入及參與專案的時間是根據其被指派工作的起訖時間(start-finish)及需要時程(duration)而定，只要其被指派的工作完成即可回到其原屬單位或繼續參與其它專案。
那麼，要多長的期間才算是暫時性呢？
其實重點不是期間多長，重要的是要看這個專案是否有正式成立一個專案團隊，是否有正式被授權啟動。如果以上回答皆是，那麼縱使是一個五天或五年的任務皆可被稱為是專案。
慣例上，長期的策略型(strategic)專案通常被稱作「投資組合」 (portfolio)，而中期的戰術型(tactical)專案通常被稱作「計劃或群組專案」(program)。通常，一個「投資組合」可由多個獨立的「計劃」或「專案」所組成，而一個「計劃」可由多個獨立的「專案」所組成。同時根據需要，一個大的專案也可以再分割成更小的次專案或子專案(sub-project)。
專案及非專案的區分其實還是有些模糊的空間。因此，在定義專案時，不只是根據專案的暫時性或獨特性兩項而已，主要的還是要瞭解專案與作業(operations)間的差異，譬如兩者的主要功能、主要產出、目標效益、組織架構、整合模式、及應用地方等，如此，才能正確瞭解專案的定義及存在功能。
什麼是專案管理?
「專案管理是運用管理的知識、工具、和技術於專案活動上，來達成解決專案的問題或達成專案的需求。」所謂管理包含領導(leading)、組織(organizing)、用人(staffing)、計劃(planning)、控管(controlling)等五項主要工作。
專案管理流程
專案管理包含六個主要的流程，亦即；
提案(proposing)、啟動(initiating)、計劃(planning)、執行(executing)、控管(controlling)、及結案(closing)等。 簡稱p.i.p.e.c
而專案管理的主要的功能元素(elements)包含：
- 範疇(scope)
- 時間(time)
- 成本(cost)
- 品質(quality)
- 組織(organization)
- 資源(resource)
- 溝通(communication)
- 議題(issue)
- 變更(change)
- 風險(risk)
視不同專案類型的需求，可增加「商業案例(business case)、需求(requirement)，目標(objective)、採購(procurement)、組態(configuration)」等。
透過這六大流程及其管理項目之互相運作，形成一有系統的專案管理流程架構(framework)。
進而，有效率地達成專案的設定目標，以滿足專案的需求，並獲取專案最終預期的效益。
此六大流程的主要活動、主要目的及主要負責人員的摘要敘述如下：
- (1) 提案流程：
- 主要的目的：在確認專案成立的正當性理由、決定最佳的可行方案、發展專案的產出需求及工作範疇、及完成合法的專案啟動授權程序。
- 主要的活動：包含專案問題及需求分析、可行性評估、專案提案書(project proposal)製作與審核、及專案授權書核發等。
- 主要的負責人員：包含「專案提案者」負責擬訂提案書；「專案審核人員」負責審核專案的正式成立。依專案的規模大及重要程度，成立專案執行委員會，並專案贊助者或專案負責人來負責後續的專案管理工作。
- (2) 啟動流程：
- 主要的目的：在確保有效的專案組織架構及指派適任可用的成員，並將提案書的內容進一步具體化成為專案摘要計畫書(project brief)，以作為專案成員執行專案共同的遵循基準。接著，舉行專案啟動會議，正式地宣告專案的正式啟動，以凝聚所有專案成員的共識。
- 主要的活動：包含正式的專案團隊成立、專案摘要計畫書的製作與審核，及啟動會議的舉行等。
- 主要的負責人員：包含「專案贊助者」或「專案負責人」來負責專案團隊建立及範疇擬定的工作；「專案執行委員會」負責最終審核的工作。
- (3) 計畫流程：
- 主要的目的：是將專案摘要計畫書的內容進一步具體化成為更細的專案計畫書，以作為專案實際執行及控管的指導藍圖。
- 主要的活動：為專案計畫書(project plan)的製作及審核，其中包含範疇計畫、產出計畫、工作計畫、控管計畫、及支援計畫等子計畫。
- 主要的負責人員：包含「專案負責人」及「專案管理團隊」負責專案計畫書製作的工作；「專案贊助者」負責初步審核的工作；「專案執行委員會」負責最終審核的工作。
- (4) 執行流程：
- 主要的目的：在確保專案的工作被分派給適任的工作小組或外包廠商，並要求他們仔細地計畫工作執行的流程及方法。同時，有效查核所有工作執行過程及產出的品質，並確保所有必要的產出皆能按程序交付。
- 主要的活動：主要的任務為「產出交付管理(managing product delivery)」，包含工作分包的分派、執行督導及交付驗收等。
- 主要的負責人員：包含「專案負責人」、「專案管理團隊」及「專案技術團隊主管」負責專案產出交付管理的工作。
- (5) 控管流程：
- 主要的目的：在確保專案的執行的現況被有效追蹤記錄、分析評估、提呈審核、及調整變更。同時，確保所有的溝通訊息被有效傳遞、發布及回應，以及所有產出及管理文件被有效彙整、管制及儲存。接著，每一重要執行階段的結束被仔細地檢討及審核，以確定專案下階段繼續進行的必要性。
- 主要的活動：包含階段現況控管、階段溝通及文件控管、及階段介面管理等。
- 主要的負責人員：包含「專案負責人」及「專案管理團隊」負責專案控管的工作；「專案贊助者」負責進度、績效及問題解決督導的工作；「專案執行委員會」負責最終審核的工作。
- (6) 結案流程：
- 主要的目的：在確定結案需求獲得正式核准，並有效規劃結案相關的作業程序及負責人事。同時，確保結案相關的合約與行政作業、及結案會議被順利執行。最後，有效地檢討專案的最終效益成果及重要的成敗經驗，以作為未來的參考借鏡。
- 主要的活動：包含結案前準備、合約及行政結案、結案報告與會議、及專案的檢討及經驗學習等。
- 主要的負責人員：包含「專案負責人」及「專案結案團隊」負責專案結束的工作；「專案贊助者」及「專案執行委員會」負責最終審核的工作。
雖然，上述的六大流程和大家所熟悉的PMBOK (PMI的專案管理知識體系)五大流程及九大知識領域架構略有不同，但以實務來看，專案管理流程架構的方法並不限於一種。
就像英國的Prince2及SEI(軟體工程協會)的CMMI中的專案管理流程架構也有相當的差異。
基本上，發展各專業領域所需的專案管理流程架構本應因地制宜，不必全然相同，如此才能適合不同規模、不同組織、不同環境、不同產業的專案管理需求，至於參考哪一種特定的國際標準並不是太重要，重要的是適用與否，而PMBOK、Prince2、及CMMI等國際專案管理標準，只是企業組織在發展其專案管理流程架構的較有參考價值的模型罷了。
原則上，產業類別及經營策略決定專案管理策略需求，進而決定專案管理組織需求，最後才決定專案管理流程架構需求。再者，任何流程方法只是管理架構運作的手段方法，還必須根據管理組織中各階層的責任角色、報告管道及決策權限等之需求變化不斷調整。
專案管理流程架構發展亦然，沒有絕對的架構模式，只要能符合企業組織獨特的需求才是最重要。
Dai
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